第一章 总则

 

第一条 为了加强学校的合同管理工作，维护学校合法权益、规避合同风险，进一步规范和完善对外合同的签订工作，确保合同履约质量，根据《中华人民共和国民法典》及国家的其它相关法律、法规和政策，结合我院实际情况，制定本管理办法。

第二条 本管理办法的适用范围：学校所属各系院（部）、行政处室、校医院等以淄博职业学院名义对外订立的书面合同及协议。严禁以系（院）、部门的名义对外签订合同、协议。

第三条 凡涉及学校与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止经济权利义务关系的事项，都应订立合同。包括但不限于学校基建维修，勘察设计，监理审计等服务，物业管理，物资设备采购，招商引资，对外投资，资产租赁，准入经营，土地使用权转让，合作办学，无形资产的有偿使用等涉及学校与法人、其他组织或自然人之间设立、变更、终止权利义务关系的经济事项。

第四条 所有合同应由学校法定代表人签订或书面授权签订。未经学校法定代表人书面授权，任何单位或个人不得擅自以学校或所属院（系）、部门名义对外签订合同或提供担保。

第五条 委托代理人须在法定代表人授权范围内签订合同。特殊情况需转委托的，应出具书面转委托授权书。

第六条 学校合同管理的内容包括：合同的签订、合同印章管理、合同履行、合同监督、责任追究和合同档案管理等。

第二章  合同签订

 

第七条 各部门对外订立合同必须遵守《中华人民共和国合同法》、国家其它相关法律、法规以及学校的有关规定，确保学校合法权益。

第八条 属于学校招投标管理规定需要进行招标采购或上网竞价采购的项目，必须按照规定，在通过招标采购或上网竞价采购方式后签订合同。

第九条 各部门对外订立合同，除即时交割的简单小额交易外(5000元以下的简单小额项目及用公务卡支付的项目)，均应当采用书面形式。

第十条 订立合同的原则和要求。

(一)所有合同正式签订前，必须按项目审批程序上报学校领导或党委会审查批准后，方能办理正式签订手续。合同项目审批权限如下：

1．标的额在10万元以下的合同项目由分管院领导审批；

2．标的额超过10万元的合同项目由院长或其授权人审批；

3．下列合同项目由党委会集体审批：

（1）标的额超过100万元的（经招标确定的除外）；

（2）学校所有对外投资、联营、合资、合作、融资、借款、涉外合同以及按规定应由党委会集体审查批准的项目。

4.校产公司对外签订的合同，须按规定上报分管院领导审查批准。

(二)合同有示范文本(包括国家规定的标准合同文本或学校统一制订的示范文本)的，应当使用示范文本。没有示范文本的，可采用其它文本，一般应包括以下条款：当事人名称（姓名）和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。

(三)相关职能部门为合同项目的归口管理部门。各项目归口管理部门负责人应就合同主体、性质、主要条款、可行性等进行审核，并对条款及有关情况说明的真实性负责，并负责牵头组织合同的验收工作。

(四)合同项目的申请部门应在签约前审查对方当事人的主体资格、履约能力和资信情况，做好如下可行性调查。具体包括:

1.营业执照。重点审查拟定的合同他方业务是否属于其营业执照核定的经营范围，营业执照载明的经营期限及其年检情况等；

2.合同他方是否具有履行合同义务的所必须的资质证明等；

3.审查合同他方的法人代表身份或法人代表授权委托书；

4.根据需要，可要求合同他方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料；

5.必要时要求合同他方按照《中华人民共和国担保法》规定的担保方式提供履约担保。

(五)合同的起草由各合同项目申请部门负责，并在合同签订和履行过程中承担以下责任：

1.组织相关人员与合同他方进行合同谈判。

2.各项目申请管理部门负责人应就合同基本条款的完备情况进行审查，包括对合同主体，性质，合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及争议解决方式等主要条款，可行性等进行初步审查，并对条款及有关情况说明的真实性负责。

3.已经签订的合同在执行过程中发生超过合同控制范围的事项，负责按照主合同签订的审批程序签订补充合同。

4.在订立、变更、解除或签订补充合同时，必须按规定用章．并确保变更、解除或补充合同与主合同用章一致。

第十一条 合同的审核实行合同项目归口管理部门、项目申请部门、财务处、法律工作室参与的会签制度。

财务处、法律工作室主要负责审查合同的商务性条款，包括但不限于合同的立项、预算、结算方式等商务性内容；项目归口管理部门及申请部门主要负责合同履行的可行性论证，审查合同的业务性条款，包括合同所涉事项的全面性、表述的准确性、现实可行性；合同办负责审查合同内容、签约主体及签订过程；法律室主要负责审查合同条款的规范性及内容的合法性。

第十二条 合同签订权限

合同须按程序审批后方能正式签订：单项合同金额在人民币10万元以下的由法定代表人（院长）授权项目归口管理部门分管领导签字；10万元以上的（含10万元）由院长签字或委托分管院领导签字。

 

第三章  合同印章管理

 

第十三条 淄博职业学院合同专用章（以下简称合同章），是学校对外签订合同、协议的指定用章。由合同办统一管理，任何单位和部门不得擅自刻制和使用，也不得以其他图章代替。使用合同章须由学校法定代表人或委托代理人的书面审批意见，否则，合同办不予用印。

合同各方盖章后的合同原件留一份在合同办存档。

第十四条 学校对外签订合同，须经有权签字人签署并加盖合同专用章。否则，由签订人和签章部门承担全部责任并由学校对其予以追究相关责任。

第十五条 合同用印审签时按照《淄博职业学院合同签（收）批单》中前后顺序进行签字，法人代表（或授权人）最终在合同签批单签字并在每份合同内页签字后方可加盖学校合同专用章。

第十六条 合同内容涉及不同管理部门的，须经各相关部门负责人会签后由项目归口管理部门办理用印审签手续。盖章后的合同原件留一份由项目归口管理部门存档，相关部门以复印件备份。

第十七条 合同原则上由对方先签字盖章。合同按照规定审批程序全部完成后，由合同办按照各单位签批意见和即将最终盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照学校合同管理规定办理用印盖章手续。

第十八条 合同签订时限要求

(一)合同应当及时订立，不得事后补签合同。

1.对于经过学校招标程序确立的合同项目，在中标单位确定后15日内（节假日除外）完成合同的审签用印盖章手续。

2.对于未经学校招标程序确立的合同项目，在合同立项审批后15天内完成合同的审签用印盖章手续。

3.对于通过急购程序等特殊方式确定的合同项目，如确因时间紧等客观原因无法按规定时间完成合同审签用印盖章手续，事后需补签合同的，需填写“合同补签申请表”（见附件3），报请分管院领导批准，并在申请提出后15日内（节假日除外）完成合同的补签手续。

原则上学校不办理先建设后补合同的程序。

第十九条 合同用章由合同办设专人保管，规范使用。保管和使用过程中应遵循以下原则：

(一)严格加强合同的用章管理，严禁用其它章代替合同用章。

(二)严格在授权范围内使用合同章，禁止超出授权范围或提供给其它单位或个人使用。

(三)拟签订的合同必须符合规定的审批程序，方可在合同上盖章，并履行登记手续，审批、会签等资料留档备查。

(四)合同专用章在保管过程中不慎遗失，必须在确认丢失后24小时内向院长办公室书面报告，并负责办理印章挂失手续。

 

第四章 合同的履行、验收及监督

 

第二十条 对外合同一经签订，合同的项目归口管理部门及合同申请部门必须按合同约定条款组织实施，负责跟踪已签合同的履行情况，监督合同他方履行合同义务，保质保量按期完成合同约定事项，并协调解决合同履行中存在的问题，及时向主管院领导汇报合同执行情况，确保合同得到全面履行。

第二十一条 项目归口管理部门牵头组织项目验收并提供相关数据后，财务处根据合同文本及相关部门有关合同执行等情况签署的意见方可办理资金结算，根据合同约定审核付款，严格把关。对具有下列情形的业务，财务部门不得付款：

(一)单价、数量与合同有出入的，发票或合同签批手续不完备的；

(二)收款账户的户名与合同对方当事人名称不一致的；收款帐号与合同中指定帐号不一致的；

(三)合同未在财务合同办归档备案的；

(四)学校合同监督检查工作小组，审计处、纪检监察部门就合同履行情况提出要求暂停付款没有作出处理结论的；

(五)法律法规规定的其它情形。

第二十二条 合同的申请部门及项目归口管理部门有责任及时处理合同履行过程中出现的问题。合同履行过程中，如对方出现法定或约定情形可能产生合同履行风险以及对方违约时，合同申请部门和项目归口管理部门应及时评估履约风险，并依法采取必要的措施，及时向学校财务处、法律工作室等其他部门做出书面报告，将可能产生的损失降至最低。

第二十三条 合同申请部门及项目归口管理部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量等关键问题的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以学校名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证，如对方拒收应即改为特快专递方式重发。

第二十四条 合同变更、转让及解除必须采用书面形式。

(一)变更合同范围和付款条件，转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式；

(二)工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更；

(三)变更、转让或解除后，财务处、项目归口管理部门、项目申请部门等相关单位应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。

(四)经上报主管机关批准或工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议前，应报原机关批准或备案。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证。

第二十五条 项目验收要求在合同约定事项完成后7日内由项目归口部门负责牵头组织项目申请部门组成验收小组（三人以上），验收小组按照合同约定的事项共同进行验收。对于技术复杂、专业性强的项目还应聘请社会专业人员共同进行项目验收。

第二十六条 验收小组成员要实事求是，严格按照合同、补充规定等文件的要求进行验收。

第二十七条 验收结束后，验收小组需在验收报告内签字确认验收情况，验收报告一式三份，归口管理部门、项目申请部门各一份，合同办备案一份。

第二十八条 学校成立由纪检监察室、财务处、审计处等部门组成的合同监督检查工作小组，定期对学校各项目归口管理部门和单位所订立的合同执行情况进行监督和检查。

 

第五章 合同档案管理

 

第二十九条 合同的归档。合同签订后，财务处留存合同正本原件及副本原件，并将合同纸质文本送财务处及项目归口管理部门（原件）、合同申请部门（复印件）留存使用。合同档案由财务处指定专人按照我院相应类别的档案管理实施细则进行分类、整理、立卷、归档。

原则上合同原件严禁外借，项目报建、报批除外。

第三十条 项目归口管理部门在合同立项后，应逐一建档，妥善保管合同正本及附件、合同谈判记录、交往信函、签收记录、合同履行情况记录、变更、解除合同的协议等一切书面材料。

第三十一条 每年4月底之前合同办将上一年度合同档案移交至学校档案室，比照会计档案保管期限保管。

第三十二条 合同档案的保存期限

(一)执行期在l0年以上(含10年)的合同，合同档案保存期限为合同终止后10年；

(二)执行期在10年以下5年以上(含5年)的合同，合同档案保存期限为合同终止后5年；

(三)执行期在5年以下1年以上(含1年)的合同，合同档案保存期限为合同终止后3年；

(四)执行期在1年以下的合同，合同档案保存期限为合同终止后2年。

(五)学校档案管理有特殊规定的合同从其规定。

第三十三条 合同档案保管期满后，由学校档案保管部门编制拟销毁合同档案目录并做出书面鉴定报告，经学校负责人批示后方可销毁。鉴定报告由学校档案保管部门存查。

 

第六章 责任追究

 

第三十四条 在项目招投标、合同谈判、合同履行过程中，有违反合同管理规定、损害学校利益行为的，由纪委监察室负责查处。

第三十五条 在学校合同管理中，有下列情况之一的，学校根据情节轻重给予责任人行政处分，触犯法律的，依法追究其法律责任：

(一)应当签订书面合同而没有签订的；

(二) 未经授权或超出授权范围签订合同的；

(三)将合同章提供给其它单位或个人使用的；

(四)因故意或重大过失导致订立的合同无效，给学校造成经济损失的；

(五)违反程序变更合同内容，或不按合同约定执行，造成学校经济损失的；

(六)未按本办法规定履行审批、会签、登记或备案手续，以至合同遗失造成学校经济损失的；

(七)发生合同纠纷未及时处理、上报，造成学校经济损失的；

(八)擅自销毁或涂改合同的；

(九)发生未经授权或超出授权范围签订合同等违规行为的，视情况给予行政处分，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分；对触犯法律的行为人，依法追究其法律责任。

 

第七章  附则

 

第三十六条 本办法由合同办负责解释。

第三十七条 本办法未作具体规定的，执行国家或学校相关规定。

第三十八条 本办法自发布之日起执行。